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Pour garantir la conformité des travaux du Département aux mandats des organes intergouvernementaux et renforcer l’efficacité et l’efficience des procédures, le Groupe de l’évaluation, de l’analyse et du suivi de la Section de l’appui à la gestion, qui relève de la Division de la planification centrale et de la coordination, assure le suivi et l’évaluation des activités de gestion des documents, de traduction, de gestion des réunions, d’interprétation et d’impression.

Le Groupe procède à des analyses pour améliorer la transparence et l’application du principe de responsabilité en matière de gestion des conférences, afin de permettre aux ?tats Membres ou à la Direction de prendre des décisions éclairées en matière de politiques et de procédures. Il conduit également des analyses statistiques au regard des indicateurs clefs de performance et formule des recommandations sur la fa?on de régler les problèmes mis en évidence. Les deux principaux instruments de suivi sont le rapport du Comité des conférences et le complément d’information au rapport du Secrétaire général sur le plan des conférences.

Outre le suivi régulier et l’établissement des rapports périodiques dont il est chargé, le Groupe effectue également des évaluations approfondies afin d’analyser plus en détail certaines questions liées à la gestion des conférences. Le Département a élaboré sa propre politique d’évaluation, récemment mise à jour, qui se fonde sur les normes et règles énoncées par le Groupe des Nations Unies pour l’évaluation. Les résultats des évaluations et les recommandations qui en résultent ont contribué à la réalisation des objectifs stratégiques du Département ainsi qu’à l’amélioration et à la modernisation de son fonctionnement. Le Groupe travaille également avec le Bureau des services de contr?le interne et le Comité des commissaires aux comptes en répondant aux questions qu’ils posent dans le cadre de leurs évaluations indépendantes du Département, et assure le suivi de l’application des recommandations qu’ils formulent.

Dans le cadre de ses activités, le Groupe a élaboré un registre complet des risques, conformément à la méthode de gestion du risque institutionnel, afin de recenser les principaux risques courus par le Département et d'envisager des stratégies d’atténuation. Ce registre est régulièrement contr?lé et mis à jour.

Les activités de suivi et d’évaluation du Département sont en constante évolution et sont menées de fa?on à mettre les bonnes pratiques méthodologiques et les innovations techniques au service de la production d’informations exactes et à jour sur l'exécution des mandats. Ces fonctions vont de pair avec la gestion du savoir, l'harmonisation des procédures et l’innovation dans tous les centres de conférence. Le suivi et l’évaluation contribuent à accro?tre l’efficacité et l’efficience des activités et à améliorer les services rendus aux ?tats Membres.