Gestion des documents
Services de documentation et de publication
Le D¨¦partement de l¡¯Assembl¨¦e g¨¦n¨¦rale et de la gestion des conf¨¦rences est charg¨¦ de fournir les services de documentation et de publication suivants :
- ?dition
- Traduction
- Traitement de texte et publication assist¨¦e par ordinateur
- Impression
- Distribution
- Proc¨¨s-verbaux de s¨¦ance officiels
Pour tout renseignement d¡¯ordre g¨¦n¨¦ral concernant la documentation, veuillez vous adresser ¨¤ la Section de la gestion des documents, situ¨¦e au 12e ¨¦tage du b?timent du ³§±ð³¦°ù¨¦³Ù²¹°ù¾±²¹³Ù, par t¨¦l¨¦phone (+1 212 963 6579) ou par courrier ¨¦lectronique.
Pour tout renseignement d¡¯ordre g¨¦n¨¦ral concernant l¡¯impression et la distribution des documents et les services connexes, veuillez vous adresser ¨¤ la Section de l¡¯appui aux r¨¦unions, situ¨¦e au bureau L1B-100 au premier sous-sol du b?timent de la Biblioth¨¨que, par t¨¦l¨¦phone (+1 212 963 1483 ou +1 212 963 7348) ou par courrier ¨¦lectronique.
Traduction et impression des documents
Les d¨¦l¨¦gations qui d¨¦sirent soumettre des documents ¨¤ un organe de l¡¯ONU pour examen doivent les adresser au Secr¨¦taire g¨¦n¨¦ral ou au secr¨¦tariat de l¡¯organe int¨¦ress¨¦. Le personnel de la Section de la gestion des documents n¡¯est pas autoris¨¦ ¨¤ recevoir directement des d¨¦l¨¦gations des documents ¨¤ traduire ou ¨¤ reproduire.
Les documents sont class¨¦s selon les cat¨¦gories suivantes :
- S¨¦rie ? Distribution g¨¦n¨¦rale ?.
- S¨¦rie ? Distribution limit¨¦e ? (num¨¦ro d¡¯ordre pr¨¦c¨¦d¨¦ de la lettre ? L ? dans la cote). Il s¡¯agit de documents ¨¤ caract¨¨re provisoire, comme les projets de r¨¦solution et leurs amendements. Lorsque des documents de cette cat¨¦gorie sont pr¨¦sent¨¦s pendant une s¨¦ance et doivent ¨ºtre utilis¨¦s sur-le-champ, des dispositions sp¨¦ciales permettent qu¡¯ils soient traduits et reproduits imm¨¦diatement ¨¤ titre de version pr¨¦liminaire portant la mention ? Provisoire ? et qu¡¯ils soient distribu¨¦s en anglais uniquement aux participantes et participants. Le texte ¨¦dit¨¦ et ses traductions r¨¦vis¨¦es sont publi¨¦s ult¨¦rieurement.
- S¨¦rie ? Diffusion restreinte ? (num¨¦ro d¡¯ordre pr¨¦c¨¦d¨¦ de la lettre ? R ? dans la cote). Il s¡¯agit uniquement de documents qui, ¨¦tant donn¨¦ la nature de leur contenu, ne sont pas rendus publics au moment de leur parution. Ces documents ne sont pas publi¨¦s dans le Syst¨¨me de diffusion ¨¦lectronique des documents.
- Les documents de s¨¦ance (d¨¦sign¨¦s par les lettres ? CRP ? dans la cote) et les documents de travail (d¨¦sign¨¦s par les lettres ? WP ? dans la cote). Ce sont des documents non officiels, qui restent en anglais ou dans la langue de l¡¯original. Ils sont utilis¨¦s en s¨¦ance et ne sont distribu¨¦s qu¡¯aux participantes et participants et aux autres personnes int¨¦ress¨¦es qui assistent aux s¨¦ances o¨´ ils sont examin¨¦s. Ces documents ne sont pas publi¨¦s dans le Syst¨¨me de diffusion ¨¦lectronique des documents, mais les secr¨¦tariats des organes comp¨¦tents peuvent les publier sur leur site Web ou les diffuser par d¡¯autres moyens ¨¦lectroniques.
Planification des documents
La Section de la gestion des documents g¨¨re la planification des documents en amont ainsi que leur traitement une fois re?us. Elle coordonne ses activit¨¦s avec tous les d¨¦partements auteurs du ³§±ð³¦°ù¨¦³Ù²¹°ù¾±²¹³Ù, les ¨¦quipes des organes intergouvernementaux charg¨¦es de la gestion des conf¨¦rences et les missions permanentes afin de veiller ¨¤ ce que les documents soient soumis avec un degr¨¦ ¨¦lev¨¦ de pr¨¦visibilit¨¦. Au moyen du syst¨¨me de cr¨¦neaux pour la soumission des documents institu¨¦ en 2002, elle ¨¦tablit les pr¨¦visions relatives ¨¤ la charge de travail des services du D¨¦partement qui peuvent ainsi planifier les capacit¨¦s de mani¨¨re ¨¤ garantir l¡¯utilisation la plus efficace possible des ressources ainsi que la publication en temps voulu des documents destin¨¦s aux organes intergouvernementaux.
La Section est le point de contr?le des documents devant ¨ºtre examin¨¦s, entre autres, par l¡¯Assembl¨¦e g¨¦n¨¦rale, le Conseil de s¨¦curit¨¦ et le Conseil ¨¦conomique et social, ainsi que par leurs organes subsidiaires ¨¤ New York. Elle examine les r¨¦solutions adopt¨¦es et les d¨¦cisions prises par les organes intergouvernementaux et s¡¯assure que tous les documents d¡¯avant session destin¨¦s aux organes d¨¦lib¨¦rants, c¡¯est-¨¤-dire les documents qui doivent ¨ºtre examin¨¦s lors des sessions de ces organes, sont r¨¦dig¨¦s et soumis pour traitement conform¨¦ment au mandat des organes en question. Le mandat est la ? raison d¡¯¨ºtre ? du document. C¡¯est le moyen par lequel les organes intergouvernementaux demandent les informations dont ils ont besoin pour examiner une question lors d¡¯une session donn¨¦e et prendre des d¨¦cisions ¨¤ ce sujet.
Traitement des documents
Pour le traitement des documents en aval, la Section utilise un syst¨¨me informatis¨¦ de gestion des documents appel¨¦ , qui lui permet de suivre et de g¨¦rer les diff¨¦rentes ¨¦tapes du traitement d¡¯un texte, de sa soumission ¨¤ sa publication comme document officiel.
Comment soumettre un document dans gDoc
Les documents devant ¨ºtre trait¨¦s par le D¨¦partement de l¡¯Assembl¨¦e g¨¦n¨¦rale et de la gestion des conf¨¦rences doivent d¡¯abord ¨ºtre transmis ¨¤ la Section au moyen de gDoc. Pour pouvoir acc¨¦der au syst¨¨me, les nouveaux utilisateurs doivent demander l¡¯ouverture d¡¯un compte ¨¤ l¡¯adresse suivante : .
Une fois la cr¨¦ation du compte autoris¨¦e, l¡¯utilisateur peut soumettre une demande de service en remplissant un formulaire ¨¦lectronique ? D2 ?. Ce formulaire comporte des informations ou m¨¦tadonn¨¦es relatives au document, telles que la cote, le titre, l¡¯auteur, les instructions sp¨¦ciales, etc. Si le document soumis ne rel¨¨ve pas du budget ordinaire, l¡¯utilisateur doit ¨¦galement communiquer des informations sur le financement.
Apr¨¨s avoir rempli le formulaire D2, l¡¯utilisateur peut t¨¦l¨¦charger le document dans gDoc et le transmettre ¨¤ la Section pour enregistrement. Une fois enregistr¨¦, le document est alors transmis aux prestataires de services concern¨¦s pour traitement.
La personne ayant soumis le document re?oit une confirmation par courrier ¨¦lectronique lorsque la demande de service a ¨¦t¨¦ trait¨¦e. La livraison du produit final d¨¦pend du type de document et des politiques r¨¦gissant la distribution. La documentation destin¨¦e aux organes d¨¦lib¨¦rants est publi¨¦e simultan¨¦ment dans les six langues officielles de l¡¯ONU au format ¨¦lectronique. Des versions papier peuvent ¨¦galement ¨ºtre fournies si l¡¯auteur de la demande est habilit¨¦ ¨¤ recevoir ce type de service. Les documents qui ne sont pas destin¨¦s aux organes d¨¦lib¨¦rants, tels que les copies au net des traductions, peuvent ¨ºtre r¨¦cup¨¦r¨¦s directement dans gDoc ou, dans certains cas, renvoy¨¦s par courriel ¨¤ l¡¯auteur de la demande.
On trouvera des informations compl¨¦mentaires ainsi que des instructions d¨¦taill¨¦es sur l¡¯utilisation de l¡¯application dans les directives du D¨¦partement relatives ¨¤ la soumission de documents dans gDoc.
Distribution des documents ¨¤ l¡¯intention des d¨¦l¨¦gations
Chaque jour, les d¨¦l¨¦gations peuvent retirer au guichet situ¨¦ au niveau 1B du b?timent de la Biblioth¨¨que un nombre d¨¦termin¨¦ ¨¤ l¡¯avance d¡¯exemplaires des documents destin¨¦s aux organes d¨¦lib¨¦rants qui sont publi¨¦s au Si¨¨ge. Les d¨¦l¨¦gations qui souhaitent modifier le nombre de documents ¨¤ retirer doivent le faire par ¨¦crit au moins deux jours ouvrables ¨¤ l¡¯avance en envoyant un courrier ¨¦lectronique au ou ¨¤ la Chef de la Section de l¡¯appui aux r¨¦unions.
Pour les services ¨¤ la demande (impression de documents, aide concernant les services en ligne, etc.), il convient de s¡¯adresser au P?le Documents (bureau CB-0264) ou au Guichet Documents (bureau S-1B-032).
Dans chaque salle de conf¨¦rence, un nombre limit¨¦ d¡¯exemplaires des projets de texte ¨¤ l¡¯examen sont mis ¨¤ la disposition des d¨¦l¨¦gations.
Pour obtenir la version imprim¨¦e de tout document, il convient d'envoyer un courrier ¨¦lectronique en pr¨¦cisant la cote du document, les langues et le nombre d¡¯exemplaires requis et l¡¯adresse de livraison.
Seuls les documents des Nations Unies peuvent ¨ºtre distribu¨¦s pendant les s¨¦ances.
Tout autre document qui serait n¨¦cessaire peut ¨ºtre consult¨¦ via le . Le D¨¦partement propose aussi un (e?Abonnement), gr?ce auquel les membres des d¨¦l¨¦gations peuvent recevoir chaque jour, par courriel, des liens hypertextes donnant acc¨¨s ¨¤ la derni¨¨re ¨¦dition du ainsi qu¡¯aux documents publi¨¦s au Si¨¨ge.
Communications des ?tats Membres devant ¨ºtre distribu¨¦es comme documents de l¡¯Assembl¨¦e g¨¦n¨¦rale
Pour obtenir la publication d¡¯une communication comme document de l¡¯Assembl¨¦e g¨¦n¨¦rale, les d¨¦l¨¦gations doivent s¡¯assurer que celle-ci est bien adress¨¦e au Secr¨¦taire g¨¦n¨¦ral et sign¨¦e par le (la) Repr¨¦sentant(e) permanent(e) ou le (la) Charg¨¦(e) d¡¯affaires de leur mission permanente. La communication doit porter le num¨¦ro de la session de l¡¯Assembl¨¦e g¨¦n¨¦rale ainsi que le num¨¦ro et l¡¯intitul¨¦ du point de l¡¯ordre du jour (le dernier en date) au titre duquel elle doit ¨ºtre publi¨¦e.
Une version ¨¦lectronique au format Microsoft Word doit ¨ºtre envoy¨¦e ¨¤ la Section de la gestion des documents pour en faciliter le traitement. S¡¯il existe une version du document dans une autre langue officielle de l¡¯ONU, il convient de la joindre en indiquant qu¡¯elle est communiqu¨¦e ¨¤ titre de r¨¦f¨¦rence et ne saurait ¨ºtre consid¨¦r¨¦e comme l¡¯original. Il importe aussi de faire des renvois ¨¤ tout ce qui est accessible au public sur les sites Web ou par l¡¯interm¨¦diaire des m¨¦dias (d¨¦clarations, communiqu¨¦s de presse, contenu des m¨¦dias sociaux ou images) plut?t que d¡¯en reproduire le texte in extenso dans les communications.
Contactez-nous
Pour de plus amples informations, veuillez nous contacter par t¨¦l¨¦phone (+1 212 963 6579) ou par courrier ¨¦lectronique.